Найти и обезвредить. Как сэкономить миллион на полотенцах

Убытки заказчика составляли более одного миллион рублей в месяц из-за того, что гости не возвращают полотенца. Ежедневно пляж посещают около 4500 человек. По оценкам в среднем в день берут порядка 900 полотенец, а возвращают обратно менее 200 штук. За сезон набегает круглая сумма только из-за подобного воровства.

Заказчик обратился к нам с просьбой помочь решить эту проблему: «Мы можем дарить эти полотенца нашим гостям — это не такая дорогая вещь. Но хотелось бы понимать, кто систематически крадет имущество отеля, и напоминать об ответственности за такие действия. Возможно, это поможет предотвращать более серьезные правонарушения такими людьми».

Быстрое решение при минимальных затратах

В экосистеме Wroomify есть модуль по автоматизации точек аренды оборудования и инвентаря, которое позволяет:

1. Вести учет выдачи и возврата арендуемого имущества через удобный интерфейс программного модуля.
2. Идентифицировать гостя по ключ-карте или электронному браслету при интеграции с системой управления отелем (property management system, PMS).
3. Формировать отчеты в режиме реального времени или автоматически по заданному расписанию.

Точки аренды оборудуются считывателями и подключаются к компьютеру с установленным программным модулем. Для получения или возврата вещи к ридеру прикладывается ключ-карта или браслет, а передача фиксируется сотрудником нажатием одной кнопки.

Постановка задачи

Сотрудники отеля выдавали полотенца при предъявлении карточки, никак не учитывали и не проверяли номер или личность гостя. На первом этапе разработали сценарий для автоматизации этого процесса.
Разработчики Wroomify предложили интегрировать модуль для учета пляжных полотенец по идентификатору ключ-карты с привязкой к данным проживающего гостя из PMS.

Сроки

Создание функциональности, интеграция и настройка решения в отеле заняли 2 недели.

Реализация

Программисты создали в Wroomify отчет, в который подтягиваются данные из PMS по гостям и остаткам по инвентарю.

Сценарий выдачи полотенец на пляже:

1. Гость прикладывает ключ-карту к считывателю.
2. Сотрудник указывает аренду полотенца, гость уходит на пляж.
3. Когда гость возвращается с пляжа, прикладывает карту повторно, а персонал отмечает возврат полотенца.
4. По итогам дня автоматически формируется отчет и направляется на e-mail ответственного сотрудника.

Дополнительно создали интерфейс для персонала с двумя функциями:

• выдать;
• вернуть.

В ежедневном отчете сводятся данные по гостям из PMS отеля и начисления/списания по инвентарю, которые собирает интегрированный модуль.

Модуль развернули на нескольких локациях по аренде полотенец и провели опытную эксплуатацию.

Решение понравилось заказчику, теперь он может отслеживать «логистику инвентаря» и получать информацию о том, кто провел операцию, где и в какое время.

Итоги проекта

Разработчики Wroomify внедрили модуль по учету пляжных полотенец в Сочи Парк отеле, предоставив удобный инструмент для сбора статистики. Простая механика позволила повысить ответственность гостей за имущество, которым они пользуются. А заказчик смог отслеживать должников и, таким образом, снизить убытки от пропажи полотенец.

Отельеры единодушны в том, что не жалко «подарить» что-то на память щедрым гостям, однако важно идентифицировать системных нарушителей и применять к ним соответствующие штрафные санкции.

«Я был удивлен, каким легким оказался способ решения давно наболевшей проблемы. Эксперты Wone IT реализовали все очень удобным образом — решение превзошло все наши ожидания. Сотрудники быстро освоились и сейчас отлично справляются с новыми функциями, не усложняя простую процедуру мудреными схемами. Мы фактически сразу ощутили значительное снижение затрат, связанных с воровством», — отметил ИТ-директор Сочи Парк Отеля Фатеев Андрей Михайлович.

«В Wone IT есть целая команда профессионалов, готовых решать нетривиальные задачи, делать уникальные интеграции и доработки по запросам наших клиентов. В случае с кражей полотенец нам удалось предложить максимально простое и быстрое для реализации решение, которое можно легко тиражировать на любые площадки. Модуль без доработок можно развернуть всего за 3 дня. Рады помочь нашим заказчикам делать свой бизнес эффективным и прибыльным»,— отметил Илья Карякин, исполнительный директор WONE IT.

Что дальше?

Модуль по автоматизации учета арендуемого инвентаря может найти применение на разных площадках отеля: на ресепшен, в СПА, бассейне, тренажерных залах, игровых комнатах, анимационных программах для детей и др.

Помимо ключ-карт возможно использование браслетов с NFC-модулем. Такое решение значительно удобнее для гостя — браслет надежно крепится на руке и не мешает, можно не снимать его даже в бассейне.

Собираемая программой статистика может быть использована для анализа заинтересованности гостей услугами отеля, проведения инвентаризации, формирования плана по закупкам оборудования и инвентаря, а также для оценки уровня загрузки точек аренды и персонала.

Модуль легко масштабируется и открывает широкий спектр возможностей для отельеров в решении самых разных операционных задач.

Расскажем больше про возможности модуля и продемонстрируем его работу, если вы нам напишете.